Gema Kelelahan di Back Office
Pagi hari kedua di Nusa Cakra tidak dimulai dengan suara alarm darurat, melainkan dengan keheningan yang menyesakkan, membawa beban janji dari malam sebelumnya. Bahu Arya terasa pegal, bukan hanya dari pergulatan fisik dengan kabel server kemarin, tetapi dari bobot Utang Teknologi yang ia warisi. Ia membawa proposal “Jantung Baja”—rencana penggantian server PMS/POS dan implementasi redundansi Hot Spare—ke meja General Manager (GM). GM, seorang veteran industri yang tenang, hanya mengangguk setelah memindai angka-angka jutaan rupiah di halaman terakhir. “Lanjutkan, Arya. Kehilangan operasional kemarin jauh lebih mahal daripada server baru. Tapi saya butuh justifikasi yang sama kuatnya untuk pengeluaran non-kritis lainnya.”
Kata-kata ‘non-kritis’ itu menggantung di udara.
Tepat saat Arya kembali ke mejanya, ia disambut oleh Bu Rina, Manajer Keuangan. Bu Rina, yang dikenal dengan ketegasannya, berdiri di sana dengan aura kesabaran yang menipis. Di tangannya, ia membawa flash drive dan beberapa cetakan laporan yang kusut.
“Arya,” sapa Bu Rina, suaranya terkontrol namun dingin. “Saya menghargai upaya Anda kemarin. Server online memang penting. Tapi coba lihat ini.” Ia menunjuk ke komputer desktopnya yang berusia senja. Casing PC itu, berwarna krem kusam, tampak seperti fosil di antara furnitur kantor modern. “Pagi ini, saya butuh 12 menit hanya untuk booting. Lalu, saat saya membuka laporan cash flow gabungan dari PMS dan POS, sistem crash. Saya harus mengulang entry data dari awal. Ini bukan masalah teknis, Arya. Ini perampokan waktu. Anda merampok waktu saya untuk membuat keputusan finansial yang cepat.”
Arya merasakan empati mendalam. Bu Rina tidak mengeluh tentang hardware; ia mengeluh tentang produktivitas dan efisiensi. Tugas Arya hari ini pun bergeser: mengukur dan memetakan Usia Perangkat Keras yang sudah usang (No. 2) untuk membuktikan bahwa menggantinya adalah sebuah investasi dan bukan hanya biaya. Jika ia gagal meyakinkan Bu Rina, Proposal Jantung Baja-nya akan menjadi yang terakhir yang disetujui.
Audit Detektif di Tengah Resort
Arya segera memanggil Wayan dan Komang. Ia mengumpulkan mereka di ruangannya yang sempit. “Hari ini, kita jadi detektif. Kita akan melakukan audit Manajemen Inventaris Aset IT (No. 10) yang sesungguhnya,” jelas Arya, menarik sebuah spreadsheet kosong di layar proyektor kecil. “Bukan hanya mencatat apa yang kita punya, tetapi kapan itu dibeli, usia harapan hidupnya, dan yang paling penting, skor risikonya.”
Ia membagi tugas: Wayan bertugas mengaudit Front Office dan area tamu (Business Center, Lounge), sedangkan Komang bertugas mengaudit area back office dan operasional (Keuangan, Housekeeping, Engineering, Gudang). Arya sendiri menangani PC Bu Rina sebagai studi kasus pertamanya.
Memperbaiki PC Bu Rina adalah upaya sementara. Setelah membuka casing yang panas, Arya hanya menemukan 2GB RAM yang usang, hard drive mekanis 5400 RPM yang berbunyi melengking, dan lapisan debu tebal yang menjebak panas. Ini adalah hardware yang seharusnya sudah pensiun lima tahun lalu. Arya melakukan pembersihan, defragmentasi, dan mengambil RAM cadangan—yang juga tua—dari gudang untuk memberikan sedikit boost sementara. Ia merasakan kelelahan seorang dokter yang memberikan obat penenang kepada pasien yang seharusnya dioperasi.
Saat kembali dari area operasional, Wayan dan Komang membawa daftar yang panjang dan menyedihkan.
Wayan melaporkan dari Front Office: “PC di Front Desk rata-rata berusia empat tahun, Pak. Mereka booting lambat dan lag saat memuat profil tamu yang kaya data. Lebih parah lagi, salah satu scanner paspor di Front Desk sering gagal membaca ID tamu, menyebabkan antrian saat check-in.”
Komang melaporkan dari Housekeeping dan Engineering: “Printer termal di Housekeeping untuk daftar check-list kamar, Pak, suaranya sudah seperti mesin tik yang batuk-batuk. Umurnya delapan tahun. Tim Housekeeping menghabiskan tiga jam seminggu hanya untuk membongkar dan membersihkan sisa kertas yang macet. Dan PC di gudang… Kami tidak yakin isinya apa. Tidak ada yang tahu kata sandinya, dan PC itu tidak tercatat di inventaris.”
Laporan ini menyentakkan Arya. Utang Teknologi bukan hanya masalah teknis, melainkan masalah SDM dan waktu. Waktu staf Housekeeping yang terbuang karena printer macet adalah cost yang tak terlihat. Kecepatan check-in yang terhambat adalah ancaman langsung terhadap kepuasan tamu.
Menerapkan Bahasa Bisnis: Risiko vs Biaya
Arya duduk kembali, menganalisis data. Ia harus menerjemahkan debu dan usia hardware ini ke dalam bahasa yang dipahami Bu Rina dan GM: Risiko Operasional dan Biaya Oportunitas.
Arya menyusun matriks Risk Scoring:
- Skor 5 (Kritis): Perangkat yang menopang revenue dan cash flow (Server, PC Keuangan, PC Front Desk). Risiko Kegagalan Tinggi.
- Skor 4 (Tinggi): Perangkat yang mempengaruhi kualitas pelayanan utama (Printer Housekeeping, Scanner Passport, Jaringan Inti). Risiko Kegagalan Moderat.
- Skor 3 (Menengah): Perangkat back office yang tidak langsung terhubung ke tamu (PC HR, Komputer Gudang).
PC Bu Rina segera mendapat Skor 5. Printer Housekeeping mendapat Skor 4. Arya memvisualisasikan data tersebut, menunjukkan bahwa total waktu kerja yang hilang dari staf Housekeeping per bulan karena printer macet setara dengan gaji satu orang pekerja harian.
Sambil menyusun data, Arya kembali ke Bu Rina. Ia menunjukkan bahwa setelah pembersihan dan penambahan RAM darurat, PC-nya booting dalam empat menit dan tidak crash selama dua jam.
“Ini solusi sementara, Bu Rina,” kata Arya, menunjukkan data risk scoring-nya. “Tapi lihat angka ini. Komputer Anda sudah melewati masa End-of-Life (EOL). Menggantinya sekarang bukan biaya, melainkan pencegahan risiko. Biaya penggantian satu PC baru jauh lebih kecil daripada biaya kehilangan data finansial atau biaya keterlambatan laporan kritis Anda selama satu hari penuh.”
Bu Rina menatap spreadsheet itu. Ia terbiasa dengan angka, dan angka-angka Arya berbicara keras. “Jadi, Anda ingin menetapkan siklus penggantian aset?” tanyanya, tertarik.
“Ya. Kami harus menetapkan kebijakan EOL yang ketat, misalnya ganti PC di area kritis setiap empat tahun, printer setiap tiga tahun. Investasi CAPEX yang teratur adalah polis asuransi terbaik kami,” jelas Arya.
Bu Rina mengangguk, senyum tipis terukir di bibirnya. “Baik, Arya. Rencananya logis dan didukung data. Saya akan mendukung proposal refresh PC Keuangan dan Front Desk di rapat berikutnya. Anda telah membuktikan bahwa IT adalah bagian dari manajemen risiko, bukan sekadar departemen pemadam kebakaran.”
Janji untuk Masa Depan: Audit Menjadi Kebijakan
Arya merasakan gelombang kelegaan dan kepuasan yang luar biasa. Ia berhasil mengubah ketidakpuasan menjadi dukungan strategis. Kemenangan Hari ke-2 jauh lebih penting daripada Hari ke-1, karena ini adalah kemenangan strategis.
Malam itu, Arya, Wayan, dan Komang tinggal lebih lama. Mereka menyelesaikan inventaris aset, menempelkan label aset baru pada setiap perangkat, mencatat tanggal pembelian, dan skor risiko.
Pembelajaran emosional terbesar Arya adalah: IT harus proaktif, bukan reaktif. Kegagalan server kemarin adalah reaktif. Audit hari ini adalah proaktif. Ia telah berhasil membongkar mentalitas “selama masih berfungsi, jangan diganti” yang telah menggerogoti Nusa Cakra.
Arya tahu, audit ini baru permulaan. Ia harus mengintegrasikan spreadsheet ini ke dalam sistem ticketing mereka. Ia harus memastikan bahwa setiap aset baru yang datang secara otomatis dimasukkan ke dalam inventaris, dan peringatan EOL otomatis dikirimkan kepadanya 12 bulan sebelum masa pensiun perangkat.
Ia memandang daftar aset yang panjang. PC Bu Rina yang lama akan dihibahkan ke area non-kritis atau didaur ulang, menjadi simbol perubahan kebijakan.
Janji Arya: Nusa Cakra tidak akan lagi dijerat oleh tumpukan debu warisan. Ia akan membangun budaya di mana hardware yang menua tidak lagi menjadi bom waktu yang merampok waktu dan efisiensi timnya. Ia telah mengubah aset IT menjadi bagian dari strategi bisnis, bukan sekadar barang habis pakai yang terlupakan. Ia telah mengamankan fondasi untuk pertempuran besok, yang pasti akan menantinya di area lain.
